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Dropbox

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Come Condividere i File di grosse dimensioni e vivere felici

Dropbox è uno dei servizi più innovativi del web 2.0 in un mondo che sempre più si dirige verso il cloud computing (ovvero la presenza di dati e programmi su “nuvole”). Diventa un servizio comodo ed indispensabile per chi voglia condividere e sincronizzare i propri dati in tempo reale su diversi dispositivi quali pc, mac, linux, smartphone, iphone. 

Ma che cos’è Dropbox e come si può utilizzare?

Creando un account in Dropbox si ottengono 2 GB gratuiti di spazio. Questo spazio è espandibile sia gratuitamente (dettagli in seguito) che a pagamento; in ogni caso 2GB gratuiti sono più che sufficienti per la maggior parte degli utenti. Installando il software sul PC o dispositivo compatibile viene creata una cartella speciale che si sincronizza in modo automatico con il server di Dropbox e con tutti i dispositivi che abbiamo associato al nostro account.

Con l’account Dropbox si possono fare molte cose, il limite è solo la fantasia!

Con Dropbox è possibile sincronizzare file tra varie postazioni, anche con Sistemi operativi diversi (Mac, Windows, Linux, Android, Iphone…). Si ha in questo modo la possibilità di mantenere i file sempre aggiornati anche quando utilizziamo diversi dispositivi. Facciamo alcuni esempi: se scriviamo un contratto con word sul pc del lavoro ed in seguito ci troviamo dal commercialista e vogliamo leggerlo e apportare alcune correzioni con lui, sarà sufficiente un browser ed una connessione internet. Entrate nel sito di Dropbox accedete al vostro account e potete comodamente scaricare il file modificarlo e ricaricarlo in Dropbox, quando tornerete in ufficio troverete il vostro file sul pc aggiornato e pronto all’uso. Possiamo installare Dropbox sul pc di casa ed avere i file che ci necessitano sincronizzati in automatico: apportiamo una modifica ad un file di excel da casa lo salviamo nella cartella di Dropbox e lo ritroviamo aggiornato anche nella nostra postazione di lavoro il giorno dopo. È possibile condividere foto, musica documenti con altri utenti anche senza che abbiano istallato Dropbox. È possibile usare la cartella di Dropbox per fare un backup automatico di file importanti che si aggiornano automaticamente ad ogni variazione. Con DroDropbox pbox è possibile condividere cartelle via internet con i colleghi non presenti nella rete aziendale. Con Dropbox è possibile superare il limite di molte caselle e-mail che non accettano file di grosse dimensioni.

La cartelle speciali denominata “Public” e “Photos” sono cartelle speciali e i file al loro interno possono essere visti da tutti gli utenti senza bisogno di login e password. Per fare ciò è sufficiente fare click sul file con il tasto destro del mouse e selezionare dal menu di Dropbox che appare “Copy public link” cosi facendo otteniamo un link http che possiamo inviare via e-mal, skype… ad altri utenti che potranno scaricare il file dal web utilizzando tale link.

Aggiungo che Dropbox parte da 2 GB free, ma propone un sistema di referenze: se convinci amici e conoscenti a farsi un account ed installare il programma, Dropbox regala ad entrambi 250 MB (fino a un massimo di 8 GB). La mia referenza è la seguente:

Se utilizzate i link presenti in questa pagina per accedere al sito di Dropbox voi avrete 250Mb in più ed io otterrò altrettanto.

Installare Dropbox

Prima di tutto andiamo nel sito di Dropbox e creiamo il nostro account per creare l’account fate click su Log in.
Attenzione se usate il link di questa pagina andrete direttamente all’immagine 3.

Immagine 1
Web marketing dropboxSi aprirà una piccolo finestra Fate click su “Create Account”.

Immagine 2
dropboxcreateaccount

 

Scrivete il vostro Nome il vostro Cognome l’email che desiderate, la password che desiderate accettate le condizioni d’uso facendo click sul quadrattino indicato dalla prima freccia rossa ed in fine fate click sul pulsante “Create Account”. Attenzione la password deve essere lunga almeno sei caratteri potete usare qualsiasi combinazione di lettere maiuscole , lettere minuscole,numeri e segni di interpunzione)

 

Immagine 3
dropboxcreaaccount

 


A questo punto vi verrà chiesto di scaricare l’applicazione.

Una volta terminato il download, per avviare l’installazione basta fare doppio click sul file scaricato. Se dovesse apparire un messaggio riguardo un avviso di protezione, autorizzare la procedura premendo sul pulsante Esegui.


Immagine 4

 

dropbox-protezione
Si avvia l’installazione guidata.

 

Immagine 5
dropbox-setup

 

Facendo click su Install, Dropbox verrà installato sul proprio computer. Prima di usare il servizio è necessario indicare qual è l’account di Dropbox selezionate “I already have a Dropbox account”.

Immagine 6

dropbox-account

Inserite i dati indicati al momento della registrazione.

 

Immagine 7

dropbox-login

Nella schermata successiva viene proposto il tipo di servizio: il primo è gratuito e offre 2 GB di spazio per memorizzare i propri file, mentre gli altri due hanno un costo di 9,99 dollari e 19,99 dollari mensili ma permettono di salvare fino a 100 GB di dati sull’account Dropbox.

Immagine 8

dropbox-upgrade

Poi viene chiesto il tipo di impostazione di Dropbox: tipica o avanzata selezionate “typical”.

Immagine 9

dropbox-typical

Avete terminato l’installazione!

Le funzionalità principali di Dropbox.

Tutti i file contenuti nella cartella Dropbox presente sul vostro pc verranno sincronizzati con il vostro account Dropbox on line e con tutti gli eventuali altri dispositivi dove avete istallato Dropbox. Questo significa che tutto quello che viene messo nella cartella potrà essere salvato sul proprio spazio Dropbox ed eventualmente condiviso con chi volete. Dropbox lavora con sistemi di cifratura quindi se avete una password efficiente non ci sono pericoli di furto dei file in ogni caso se volete aumentare il grado di sicurezza è sufficiente che usiate un sistema di cifratura dei file ad esempio comprimendoli con password utilizzando una delle numerose utility free per la compressione dei file (winzip, rara, 7-zip) o con sistemi di crittografia tipo GnuPG. Ricordatevi che tutti i file che inserite nelle cartelle “Public” e “Photo” presenti all’interno della cartella Dropbox sono pubblici quindi visibili da chiunque ne conosca il link mentre tutte le cartelle che create voi sono protette a meno che voi non le rendiate pubbliche.

Un esempio pratico:

Supponiamo di aver installato Dropbox sul Computer dell’ufficio e sul PC di casa. Siamo al lavoro e stiamo creando una Relazione con Word ed Excel. Salviamo i file nella cartella da noi creata “documenti” all’interno della cartella Dropbox; arriviamo a casa e ci vengono in mente due correzioni da apportare alla relazione, apriamo il pc di casa, ci colleghiamo ad internet in breve tempo Dropbox ci comunica che i file sono aggiornati (tenete presente che Dropbox usa un algoritmo intelligente quindi non copia ogni volta tutto il file ma solo le differenze). A questo punto apriamo word e carichiamo il documento, facciamo le modifiche e salviamo nella cartella documenti all’interno della cartella Dropbox. La mattina successiva siamo a Milano presso una filiale dell’azienda per cui lavoriamo e vogliamo discutere con il direttore generale la relazione, ci facciamo prestare un pc collegato ad internet, con il browser accediamo al sito di Dropbox, ci autentichiamo con il login e troviamo i nostri file aggiornati.

Le potenzialità di questo servizio sono molteplici l’unico limite è la fantasia.

Se desiderate condividere con un altro utente Dropbox una cartella è sufficiente fare click sulla cartella con il tasto destro del mouse e selezionare dal menu di Dropbox la voce “Share this folder” a questo punto si aprirà il browser su di una pagina che vi chiederà di inserire l’e-mail dell’altro utente (Attenzoione deve essere la stessa che l’altro utente ha utilizzato per creare il proprio account) ed un eventuale messaggio di benventuo e/o eventuali istruzioni una volta compilati i campi fate click con il mouse sul pulsante “Share folder” immediatamente l’altro utente riceverà notifica della cosa e, se lo desidera, accetterà la richiesta da quel momento voi e l’altro utente e/o utenti condividerete qualla cartella.

Se avete domande al riguardo scrivetemi.